Política de Reembolso

Diretrizes para o reembolso de despesas realizadas por Pessoas beneficiárias ou à serviço da Casa Hacker.

Índice

  1. Objetivo
  2. Abrangência
  3. Requisitos
  4. Solicitação
  5. Pagamento
  6. Responsabilidades
  7. Prazos (SLA)
  8. Disposições finais
  9. Vigência

Objetivo

Estabelecer diretrizes para o reembolso de despesas realizadas por Pessoas beneficiárias ou à serviço da Casa Hacker, para garantir a transparência e a conformidade com as atividades operacionais e de projetos.

Abrangência

Esta política se aplica a todas as despesas realizadas quando as Pessoas estão à serviço ou beneficiadas por alguma atividade da Casa Hacker, incluindo, mas não se limitando a:

  • Viagens, hospedagem, alimentação e transporte;
  • Outras despesas relacionadas às atividades operacionais ou de Projetos.

A política de reembolso é de aplicação obrigatória a todos os membros da Assembleia Geral, do Conselho de Administração e da Diretoria-Executiva (“Administradores”), do Conselho Fiscal e Funcionários, incluindo terceirizados, prestadores de serviços diretos e indiretos, estagiários, jovens aprendizes, voluntários e beneficiários (“Pessoas”) da Associação Casa Hacker (“Casa Hacker”).

Todos as atuais e futuros empreendimentos e negócios da Casa Hacker devem definir os seus direcionamentos a partir das orientações previstas na presente Política, considerando as necessidades específicas e os aspectos legais e regulamentares a que estão sujeitas.

Requisitos

Para que uma despesa seja elegível a reembolso, é necessário que ela atenda aos seguintes requisitos:

  1. Despesa aprovada em orçamento do Centro de Custo ou Projeto ou Área Operacional relacionado;
  2. Valor total da despesa ser igual ou inferior a meio salário mínimo nacional (Brasil);
  3. Esteja relacionada às atividades operacionais ou de Projetos;
  4. Ter aprovação do Gestor do Projeto ou Área Operacional confirmando que a despesa está relacionada à uma atividade válida e dentro do escopo;
  5. Documentação fiscal válida com CPF ou CNPJ da pessoa solicitante do reembolso e sem rasuras;
  6. Ter uma conta corrente ou conta de pagamento ativa em uma instituição financeira brasileira.

Solicitação

  1. A Pessoa que realizou na despesa deve preencher o formulário Solicitação de Reembolso, exportar para PDF, assinar eletronicamente com plataformas de assinatura eletrônica, anexar a documentação fiscal e submeter à Finanças via Jira Service Management em até 7 dias úteis após a realização da despesa;
  2. A solicitação será analisada pelo Gestor da área correspondente em até 3 dias úteis. A aprovação deve ser baseada na conformidade com estas políticas e na relevância da despesa;
  3. A ausência de documentação fiscal válida, em conformidade com os Documentos Válidos da Política de Compras e a submissão de solicitações de reembolso de despesas ocorridas há mais de 7 dias úteis resultará na rejeição automática da solicitação do reembolso;
  4. Após a aprovação e a verificação de documentação, o pagamento do reembolso será processado pela área de Finanças.

Pagamento

O reembolso será realizado por meio de transferência bancária para a conta corrente ou conta de pagamento do interessado. O prazo para o pagamento é de 5 dias úteis, contados a partir da data de aprovação da solicitação.

Responsabilidades

  1. Os Gestores de cada área são responsáveis por revisar as solicitações de reembolso relacionadas às suas respectivas equipes;
  2. A área de Finanças é responsável por verificar a disponibilidade de orçamento, analisar a documentação fiscal e processar os pagamentos.

Prazos (SLA)

  • Análise do Reembolso: +3 dias úteis;
  • Pagamento: +5 dias úteis;
  • Informações e Suporte: +5 dias úteis.

Disposições finais

Os casos omissos nesta Política serão decididos pela Diretoria Executiva da Casa Hacker submetendo-se suas decisões à ratificação do Conselho de Administração.

Vigência

A presente Política entra em vigor a contar de sua aprovação permanecendo válida e aplicável até seja alterada.