Política de Compras

Índice

Objetivo
Abrangência
Diretrizes
Seleção de Fornecedores
Homologação de Fornecedores
Modalidades e Limites de Seleção
Contratação de Serviços
Contratos
Fluxo do Processo
Documentação fiscal válida
Legislação aplicável
Prazos (SLA)
Disposições finais
Vigência

Objetivo

Garantir, durante o processo de aquisição de bens e serviços e gestão da cadeia de fornecedores e prestadores de serviços, a construção de relacionamento ético e transparente buscando qualidade, impacto social e sustentabilidade. Este relacionamento deve assegurar a perenidade e legalidade das operações atividades, além de estimular a responsabilidade socioambiental e inovação de forma contínua e evolutiva.

Abrangência

A presente política aplica-se a todas as compras que incluem:

Compras de mercadorias, materiais e serviços;
Compras nacionais e internacionais;
Compras diretas e indiretas;
Compras de pequeno, médio e grande porte.

A política de compras é de aplicação obrigatória a todos os membros da Assembleia Geral, do Conselho de Administração e da Diretoria-Executiva (“Administradores”), do Conselho Fiscal e Funcionários, incluindo terceirizados, prestadores de serviços diretos e indiretos, estagiários e jovens aprendizes (“Pessoas”) da Associação Casa Hacker (“Casa Hacker”).

Todos as atuais e futuros empreendimentos e negócios da Casa Hacker devem definir os seus direcionamentos a partir das orientações previstas na presente Política, considerando as necessidades específicas e os aspectos legais e regulamentares a que estão sujeitas.

Diretrizes

Apresentamos nesta política orientações institucionais para a contratação de serviços de terceiros (Compras), tanto para serviços como para produtos. A Casa Hacker reconhece a importância de ter a capacidade de promover processos de compras e contratações que garantam integridade e transparência.
A Política presente neste documento será vista como instrumento de execução e acompanhamento de projetos, sendo conhecida e entendida por todas as Pessoas e aprimorada sempre que possível.
Somente as pessoas jurídicas com capacidade técnica são selecionadas a apresentar suas condições comerciais, diante de um produto ou serviço previamente identificado, quantificado, especificado com período de tempo definido ao seu cumprimento, para que os participantes possam planejar a formação de seu preço com base em premissas claras e disponíveis a todos os envolvidos.
Esta política tem por objetivo construir e qualificar o conjunto de procedimentos administrativos e financeiros institucionais, bem como ampliar sua transparência e facilitar seu cumprimento. Para salvaguardar direitos das partes, a Casa Hacker adota a formalização da compra por meio de (i) contrato padrão e/ou (ii) ordem de compra, nas condições operacionais, técnicas e comerciais, na transparência e sustentabilidade dos negócios.
O cumprimento das orientações a seguir é fundamental, sob risco da não liberação de recursos institucionais para pagamento dos serviços, em caso de descumprimento. O processo de compras obedecerá a princípios rígidos de equidade e transparência.

Seleção de Fornecedores

As diretrizes para seleção de fornecedores são as seguintes:

Sempre buscar fornecedores que implementem boas práticas comerciais, sociais e ambientais;
Procurar alcançar economias sem perder qualidade e eficiência;
Prezar pela transparência nos processos, não compactuando com comportamentos antiéticos, excluindo fornecedores que não procedam de forma semelhante;
A seleção de propostas será feita mediante julgamento objetivo.

Serão observados os seguintes critérios, conforme o objeto a ser contratado:

adequação das propostas ao objeto da seleção;
qualidade (custo-benefício);
preço (custo-benefício);
prazos de fornecimento ou de conclusão dos serviços;
condições de pagamento;
custos de transporte e seguro até o local da entrega, quando for o caso;
eventual necessidade de treinamento de pessoal;
garantia de manutenção, reposição de peças, assistência técnica e atendimento de urgência, quando for o caso;
segurança e durabilidade dos bens adquiridos e dos serviços e obras prestados;
critérios previstos no respectivo Termo de Referência da Compra ou Contratação.

Fica dispensado o procedimento de Seleção de Fornecedores, mediante autorização, nos seguintes casos:

Aquisição de bens ou contratação de serviços diretamente do fabricante, empresa ou representante comercial exclusivo;
Compras de combustíveis para abastecimento de veículos;
Aquisição de bens ou contratação de serviço, ou obra de baixo valor;
Contratação de profissional ou empresa com especialização, ou seja, aqueles cujo conceito no campo de sua especialidade, estudos, experiências, organização, aparelhamento, equipe técnica ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho é essencial e o mais adequado à plena satisfação do objeto do contrato;
Locação de imóveis e espaços de trabalho ou para eventos;
Em caráter de emergência, quando caracterizada a imediata necessidade de utilização de bem ou serviço, a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízos a Casa Hacker ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços ou equipamentos.

Homologação de Fornecedores

A homologação de fornecedores garantirá que os mesmos atendam aos requisitos da Casa Hacker de regularidade fiscal, tributária, cadastral e de licenças para exercer o fornecimento de bens e serviços, quando aplicável.

Os requisitos para homologação de fornecedores são:

Registro ativo no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) da Receita Federal do Brasil;
Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAEs em conformidade com os bens ou serviços a serem contratados;
Pessoa jurídica em conformidade com os Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União;
Pessoa jurídica não sancionada no Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS e SAM The System for Award Management (SAM) do U.S. federal government;
Licenças e autorizações emitidas por autoridades regulamentadoras (em caso de fornecimento de bens e serviços regulamentados por Lei);
Ter uma conta corrente ou conta de pagamento ativa em uma instituição financeira brasileira.

Modalidades e Limites de Seleção

Compras de baixo valor

Inferior a meio salário mínimo nacional (Brasil) que serão realizados mediante pesquisa simples de preços no mercado, não será necessária apresentação de tomada de preços, no entanto, os valores deverão corresponder aos praticados no mercado;

Compras de médio valor

Superior a meio salário mínimo nacional e de até 6 (seis) salários mínimos nacional (Brasil) que serão realizados mediante pesquisa simples de preços no mercado envolvendo, no mínimo, 03 (três) cotações, devendo apresentar no ato da Solicitação de Compras as respectivas tomadas de preços, e justificativas quando aplicável.

Compras de alto valor

Superior a 6 (seis) salários mínimos nacional (Brasil) que serão realizados mediante apresentação de Termo de Referência da contratação, pesquisa de preços no mercado envolvendo, no mínimo, 03 (três) cotações com fornecedores, devendo ser apresentadas as propostas comerciais e orçamentos emitidos pelos fornecedores no ato da Solicitação de Compras e justificativas, quando aplicável.

Contratação de Serviços

O solicitante deverá especificar criteriosamente os serviços a serem executados por meio da apresentação de Termo de Referência, selecionar o prestador de serviços, considerando a idoneidade, a experiência e a especialização do contratado, dentro da respectiva área;
O Termo de Referência deve conter uma descrição precisa dos serviços a serem prestados, incluindo contexto da contratação, objeto da contratação, especificações técnicas, requisitos mínimos, prazos de execução e suas etapas, requisitos para homologação, e critérios de desempenho, quando aplicável.
Será elaborado contrato que estabelecerá, com precisão as condições para a execução do serviço devendo apresentar ainda: descrição dos produtos específicos que serão gerados a partir da prestação dos serviços contratados; cronograma de atividades contendo a descrição e prazos de execução de cada etapa, quando houver; previsão de apresentação de relatórios parciais, quando for o caso, e final, sobre o andamento e/ou a entrega dos serviços; cláusula condicionando a liberação dos pagamentos à verificação dos serviços prestados e à emissão de documento fiscal.
Para que a apresentação e elaboração de Termo de Referência possa ser dispensada, é imprescindível que a proposta comercial contemple os elementos essenciais do Termo de Referência.
A verificação da conformidade dos serviços prestados com os contratados será realizada pelo gestor do contrato, o qual procederá à conferência destes a partir dos dispositivos do contrato de prestação de serviços e dos relatórios elaborados pelo prestador, cabendo-lhe rejeitar os serviços que não correspondam às condições e especificações estabelecidas.

Contratos

Sempre que uma compra atender a um ou mais dos critérios a seguir, a área de Compras solicitará a elaboração e assinatura de contrato ou equivalente:

Contratação de serviços recorrentes cujo valor total seja igual ou superior a dois salários mínimos nacionais;
Licenciamento de conteúdo e/ou cessão de propriedade intelectual;
Contratações de risco à reputação institucional, trabalhista e ao meio ambiente;
Quando, pela natureza da contratação for necessário exigir garantias ou impor multas e sanções contratuais;
Outros casos, sempre que solicitado pela área de Compras, Finanças, Assuntos Jurídicos ou pela Diretoria Executiva.

Os contratos redigidos de acordo com o Direito Civil brasileiro, a Teoria Geral dos Contratos e as Condições Gerais de Compras.

Fluxo do Processo

Etapa 1 - Definição do Item/Serviço

Definição do Serviço/Item a ser contratado
Elaboração do Termo de Referência (se aplicável)
Tomada de Propostas e Preços
Julgamento das Propostas
Obtenção de dados da Pessoa Jurídica
Preenchimento da Solicitação da Solicitação de Compra

Esta etapa é responsabilidade integral do Gestor da Área Operacional ou de Projeto solicitante da Compra.

Etapa 2 - Compra

Análise Orçamentária
Análise Técnica
Análise Compra
Cadastro do Fornecedor
Aprovação
Emissão do Pedido
Elaboração do Contrato (Jurídico)
Relização da Entrega ou Prestação de Serviço
Emissão de Nota Fiscal pelo Fornecedor
Envio ao Contas a Pagar (Finanças)
Conclusão da Compra

Nesta etapa, os itens do 1-6 são de responsabilidade integral do Analista de Compra.

Etapa 3 - Pagamento

Análise da Nota Fiscal
Agendamento do Pagamento
Efetivação do Pagamento
Auditoria
Conclusão do Pagamento

Esta etapa é responsabilidade integral do Gerente de Finanças.

Documentação fiscal válida

Os documentos fiscais válidos nas operações de Compras são:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Documento digital emitido e armazenado eletronicamente, utilizado para registrar operações de venda de produtos ou serviços.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): Semelhante à NF-e, porém específica para operações de venda no varejo ao consumidor final.
Cupom Fiscal: Documento emitido por equipamentos Emissores de Cupom Fiscal (ECF) em operações de varejo.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Utilizada para registrar a prestação de serviços, emitida por empresas prestadoras de serviços.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Documento digital utilizado para documentar, para fins fiscais, o transporte de mercadorias.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): Utilizado para relacionar documentos fiscais, como NF-e, CT-e, etc., em operações de transporte.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): Emitida em situações específicas em que não é possível a emissão de outros documentos fiscais.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE): Documento físico que acompanha o transporte de mercadorias, contendo informações resumidas da NF-e.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (DANFC-e): Semelhante ao DANFE, porém utilizado para acompanhar o transporte de mercadorias em operações de varejo.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e-SAT): Documento utilizado em alguns estados como alternativa ao Cupom Fiscal tradicional, gerado por equipamentos SAT (Sistema Autenticador e Transmissor).
Nota de Débito ou Fatura de Serviços por Aplicativos: Documento emitido por empresas que operam serviços por aplicativos, tais como alimentação, transporte ou fornecimento de combustível.
Recibo de Taxi: Documento que formaliza a transação financeira entre o passageiro e o taxista pela prestação do serviço de transporte.
Fatura de Registro: Documento de registro e renovação de domínios que tenham o “.br”.
Nota Fiscal de Telecomunicações (NFCom): Emitida por prestadores de serviços de telecomunicações.

Legislação aplicável

Lei nº 8.846, de 21 de janeiro de 1994, que dispõe sobre a emissão de documentos fiscais e o arbitramento da receita mínima para efeitos tributários. Esta lei estabelece que toda pessoa jurídica ou física que realize operações de venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis deve emitir nota fiscal, recibo ou documento equivalente.
Lei nº 8.078, de 11 de setembro de 1990, que estabelece direitos e garantias para os consumidores em relação aos produtos e serviços que adquirem, como direito à informação, escolha, segurança, qualidade, proteção contra publicidade e educação para o consumo.

Prazos (SLA)

Análise da Solicitação de Compra e Emissão de Ordem: +5 dias úteis
Pagamento: +5 dias úteis
Informações e Suporte: +5 dias úteis

Disposições finais

Quando não for possível realizar o número de cotações estabelecidas nesta Política a área de Compras autorizará a compra com o número de cotações que houver, mediante justificativa;
Fica vedada a contratação de Fornecedores cujos administradores e sócios sejam parentes, até terceiro grau, de conselheiros, diretores ou gerentes da Casa Hacker;
Os casos omissos nesta Política serão decididos pela Diretoria Executiva da Casa Hacker submetendo-se suas decisões à ratificação do Conselho de Administração.

Vigência

A presente Política entra em vigor a contar de sua aprovação permanecendo válida e aplicável até seja alterada.